Peran Mesin Absensi dalam Sistem HRD Perusahaan

Peran Mesin Absensi dalam Sistem HRD Perusahaan

Di dalam perusahaan pasti ada departemen Sumber Daya Manusia (SDM). Departemen ini lebih dikenal dengan sebutan Human Resource Department (HRD). HRD merupakan bagian dari back office sebuah perusahaan. Lingkup kerja HRD cukup luas dan berkaitan dengan karyawan, misalnya meliputi pengaturan absensi, pengambilan izin dan cuti, pembayaran gaji, training, sampai proses perekrutan. Di beberapa perusahaan, kerja HRD juga meliputi pengaturan prosedur proses reimbursement pengobatan yang dilakukan oleh karyawan.

Kelihatannya sederhana, namun proses kerja yang dilakukan HRD cukup sulit, terutama jika perusahaan memiliki karyawan yang jumlahnya lebih dari 1000 orang. Dalam hal absensi saja, melakukan identifikasi, pendataan, verifikasi, hingga autentikasi untuk 1000 lebih karyawan akan memakan waktu dan tenaga jika tidak ditunjang dengan alat yang canggih. Oleh karena itu, mesin yang membantu dalam hal absensi diciptakan dan makin dikembangkan untuk mendukung efektivitas perusahaan melalui HRD. Sistem absensi ini menjadi penting karena akan memengaruhi pengambilan keputusan selanjutnya. Permohonan izin/cuti, pemberian gaji, prestasi karyawan, dan beberapa hal lain bisa diputuskan dengan melihat data absensi karyawan yang bersangkutan.

Komponen dalam pembayaran gaji dipengaruhi oleh beberapa hal, salah satunya adalah lembur dan kehadiran karyawan. Ketika seorang karyawan melakukan absensi, maka kehadiran mereka secara otomatis akan tercatat dalam sistem. Jadi setiap lembur atau kehadiran yang menyebabkan perubahan terhadap pembayaran gaji akan dapat dihitung secara otomatis. Kehadiran mesin absensi akan memudahkan alur kerja dalam sistem HRD ini. Sistem ini juga memungkinkan seluruh karyawan bisa melihat secara langsung data absensinya dan dapat meminta cuti yang menjadi hak karyawan.

Sistem informasi absensi dalam sistem HRD saat ini kebanyakan menggunakan mesin absensi fingerprint. Mesin absensi ini digunakan untuk menghasilkan efektivitas kinerja serta kedisiplinan karyawan. Pendataan hingga pelaporan dari hasil rekam dan baca mesin absensi fingerprint dilakukan oleh HRD. Dengan mesin absensi ini, data yang sebelumnya memerlukan waktu berjam-jam dalam pengolahannya, kini bisa dihasilkan dalam waktu singkat dengan hasil yang valid dan mudah dipahami. Data absen dari mesin absensi akan diinput ke dalam sistem aplikasi kepegawaian, sehingga rekapitulasi kehadiran setiap pegawai dapat tersimpan di dalam basis data dan dapat dipantau setiap saat.

Untuk membuat sistem informasi absensi karyawan yang efektif dan efisien, diperlukan tahapan analisis sistem, yakni:

a. Wawancara, ini bisa dilakukan dengan mencatat data kehadiran karyawan dengan bantuan mesin absensi.

b. Flowchart, pada tahap ini tim HRD mendeskripsikan aliran data yang masuk dan keluar menggunakan prosedur tertentu.

c. Data flow diagram, tahapan ini bertujuan mendeskripsikan interaksi antara data dan pemrosesan dengan menggunakan diagram flow data. Dalam diagram ini juga dijelaskan alur pemrosesan data.

d. Entity relational diagram, tahapan ini bertujuan untuk mendeskripsikan hubungan antara data dan organisasi data yang merupakan representasi dari entitas-entitas yang ada di organisasi.

e. Struktur database, untuk membuat sistem informasi absensi pegawai yang efektif dan efisien salah satunya dengan menggunakan struktur database. Struktur ini digunakan untuk merancang sistem. Struktur file ini merupakan urutan isi yang terdapat pada database record.

Selain menggunakan mesin absensi, sistem absensi dalam sistem HRD bisa juga memanfaatkan perangkat lunak absensi karyawan yang dapat terintegrasi dengan mesin absensi. Beberapa contoh perangkat lunak absensi adalah fingerspot classic dan fingerspot time management. Sistem perangkat lunak ini hampir sama fungsinya. Mesin absensi dapat dikoneksikan dengan perangkat lunak untuk pengambilan data. Dengan bantuan perangkat lunak ini, tim HRD juga langsung bisa membuat laporan karena data yang terekam bisa di ekspor dalam beberapa jenis file seperti Ms. Excel dan Text. Beberapa perangkat lunak juga mendukung aplikasi payroll yang dapat digunakan dalam sistem penggajian karyawan.